1. RÉSERVATION ET FORMATION DU CONTRAT

1.1 Conditions de confirmation

Une réservation est confirmée uniquement lorsque le paiement intégral a été reçu et que nous avons transmis une confirmation écrite de réservation.

Une demande de renseignements, un devis, une demande de disponibilité, une transaction de paiement incomplète ou un paiement échoué ne réserve aucune date d’événement.

1.2 Documents contractuels

Votre contrat comprend les présentes conditions générales, le récapitulatif de réservation, le forfait sélectionné, tout service supplémentaire accepté et notre confirmation écrite de réservation.

Le récapitulatif de réservation précise la date de l’événement, le lieu, les heures de service, le forfait, l’équipement inclus, les livrables, les services supplémentaires, les frais de déplacement applicables, les taxes et le prix total.

Seuls les services expressément inclus font partie de la réservation. Les déclarations verbales ou les suppositions n’ajoutent aucun service au contrat, à moins que nous les confirmions par écrit.

1.3 Réservation des dates et mobilisation des ressources

Une réservation confirmée mobilise de l’équipement, des plages horaires, du temps de préparation et des ressources opérationnelles pour votre événement. Par conséquent, nous pourrions ne pas être en mesure d’accepter d’autres réservations pour la même date et la même période.

Les annulations par le client, les modifications tardives et le non-respect des obligations liées à la réservation peuvent entraîner des pertes opérationnelles et financières. Les recours dont nous disposons sont régis par le contrat applicable et par la loi.

1.4 Modifications à la réservation

Toute modification de la date, du lieu, des heures de fonctionnement, du forfait ou des services supplémentaires doit être approuvée par écrit par nos soins. Une demande n’est pas approuvée tant que nous ne l’avons pas confirmée par écrit.

Nous pouvons refuser une modification demandée lorsque les exigences liées à l’équipement, au personnel, au déplacement, à l’horaire ou à d’autres aspects opérationnels nous empêchent de l’accepter.

2. PRIX, TAXES ET PAIEMENT

2.1 Paiement intégral

Le paiement intégral est exigé avant la confirmation d’une réservation. Les taxes applicables, soit la TPS et la TVQ, sont calculées et affichées au moment du paiement.

Le client est responsable de s’assurer que le paiement est effectué avec succès. Nous ne sommes pas tenus de réserver une date ni de commencer la préparation d’une réservation non confirmée.

2.2 Services et frais supplémentaires

Les services supplémentaires, la livraison, les déplacements, le stationnement, les heures de fonctionnement supplémentaires et les autres frais seront divulgués au client et acceptés par celui-ci avant d’être facturés, sauf dans les cas autrement permis par la loi.

Aucun frais arbitraire ou non divulgué ne sera imposé après la réservation.

2.3 Contestations et annulations de paiement

Si un paiement est annulé, refusé, contesté ou fait l’objet d’une rétrofacturation, nous pouvons examiner la transaction et exercer les recours légaux applicables pour les sommes effectivement dues.

Une rétrofacturation n’éteint pas automatiquement une dette contractuelle valide. De même, la présente disposition ne limite pas le droit légal du client de contester un paiement non autorisé ou erroné.

Lorsqu’un défaut de paiement demeure non résolu, nous pouvons prendre d’autres mesures, notamment suspendre ou annuler des services futurs, dans la mesure permise par la loi et après tout avis requis.

2.4 Reçus et documents

Nous fournirons la confirmation de réservation et les documents de paiement exigés par les lois applicables. Les clients devraient conserver leur confirmation, leur reçu et leur récapitulatif de réservation.

3. ANNULATION PAR LE CLIENT ET REMBOURSEMENTS

3.1 Avis écrit d’annulation

Toute demande d’annulation doit être envoyée à [email protected] et comprendre le numéro de réservation, le nom du client, la date de l’événement et une demande claire d’annulation.

Nous confirmerons la réception de la demande par écrit. La date effective de l’annulation sera déterminée conformément aux lois applicables.

3.2 Une annulation ne donne pas automatiquement droit à un remboursement intégral

Le client reconnaît qu’une réservation confirmée mobilise de l’équipement, du temps, des ressources de préparation et une capacité opérationnelle pour une date d’événement précise.

Une annulation peut entraîner des travaux déjà réalisés, des dépenses irrécupérables, des engagements envers des tiers et d’autres pertes.

Un remboursement intégral n’est pas automatique simplement parce que l’événement n’a pas encore eu lieu. Le montant payable ou remboursable sera déterminé conformément au contrat applicable et aux lois applicables.

3.3 Réservations personnelles et réservations de consommateurs

Lorsque les protections impératives accordées aux consommateurs s’appliquent, l’annulation et le règlement des sommes dues seront conformes à la Loi sur la protection du consommateur et au Code civil du Québec, notamment aux articles 2125 et 2129, lorsque ceux-ci sont applicables.

Sous réserve de ces règles, le règlement peut tenir compte des éléments suivants :

• Les coûts et dépenses réellement engagés pour la réservation.
• La valeur des travaux effectués avant l’annulation ou avant la réception de l’avis d’annulation.
• Les matériaux ou biens personnalisés fournis qui peuvent être livrés au client et utilisés par celui-ci.
• Les autres pertes pouvant légalement être recouvrées et découlant de l’annulation.

Nous évaluerons si les coûts sont attribuables à la réservation, s’ils peuvent raisonnablement être récupérés ou réutilisés et si les autres pertes réclamées peuvent légalement être recouvrées.

Nous fournirons un calcul écrit des sommes dues. Tout paiement anticipé excédant le montant légalement exigible sera remboursé.

Aucun frais fixe d’annulation, aucune clause de confiscation et aucun pourcentage automatique ne seront imposés à un consommateur lorsque la loi l’interdit.

3.4 Réservations commerciales et corporatives véritables

Pour une réservation véritablement effectuée dans le cadre d’une activité commerciale ou d’une entreprise, les dispositions commerciales d’annulation ci-dessous visent à établir les conséquences financières de l’annulation d’une date réservée exclusivement au client.

Leur application dépend du statut réel du client, du contrat et de la validité des dispositions pertinentes au regard des lois applicables.

Barème commercial d’annulation proposé — sous réserve d’une validation juridique avant sa mise en œuvre :

Ce barème est destiné exclusivement aux véritables réservations entre entreprises. Il doit être expressément divulgué et accepté avant la conclusion du contrat. Il doit être examiné par un avocat au Québec afin de confirmer que les montants peuvent être appliqués à titre de dommages-intérêts convenus dans les circonstances concernées.

Lorsque le barème s’applique et est exécutoire, toute somme obtenue grâce à une réservation de remplacement pour la même capacité réservée sera prise en compte conformément au contrat et à la loi. Nous ne recouvrerons pas deux fois la même perte.

Si le barème n’est pas exécutoire ou ne s’applique pas, les sommes dues seront déterminées conformément au contrat et aux lois autrement applicables.

3.5 Calcul et traitement des remboursements

Lorsqu’un remboursement est dû, nous fournirons un calcul écrit du règlement et traiterons le remboursement dans le délai exigé par la loi ou, lorsqu’aucun délai précis ne s’applique, dans les 15 jours suivant la détermination du montant dû.

Dans la mesure du possible et lorsque cela est raisonnable, les remboursements seront effectués au moyen du mode de paiement initial.

Lorsqu’un solde légalement exigible demeure payable par le client, nous nous réservons le droit d’en demander le paiement et d’exercer les recours disponibles.

4. REPORT ET MODIFICATION DE DATE

4.1 Une demande standard de report

Nous pouvons approuver un changement de date sans frais administratifs de report lorsque les conditions suivantes sont réunies :

• La demande est reçue au moins 14 jours civils avant la date prévue du service.
• La nouvelle date est disponible.
• Le client accepte toute modification applicable au prix, au déplacement, au lieu ou aux exigences du service.
• Nous confirmons la nouvelle date par écrit.

La nouvelle date n’est pas réservée tant qu’une confirmation écrite n’a pas été émise.

4.2 Demandes tardives de report

Les demandes reçues moins de 14 jours civils avant l’événement sont soumises à notre approbation et à nos disponibilités opérationnelles.

Nous pouvons refuser une nouvelle date lorsque les exigences liées à l’équipement, au personnel, à la livraison ou à la planification nous empêchent de l’accepter.

Toute annulation ou tout règlement financier en découlant sera régi par le contrat applicable et les lois applicables. Une demande tardive de report ne donne pas automatiquement droit à un remboursement intégral.

4.3 Nouvelle date et modifications subséquentes

Sauf entente écrite contraire, la nouvelle date devrait se situer dans les 12 mois suivant la date initiale de l’événement.

Toute modification de date supplémentaire doit être approuvée par écrit par nos soins. Les frais supplémentaires et les modalités révisées de réservation doivent être divulgués et acceptés avant la confirmation de la modification.

5. RESPONSABILITÉS DU CLIENT ET ACCÈS AU LIEU

Le client est responsable de s’assurer que le lieu de l’événement est prêt et accessible pour la livraison, l’installation, le fonctionnement et la récupération de l’équipement.

Le client doit fournir :

• L’adresse exacte de l’événement et les instructions de livraison.
• Un accès sécuritaire au lieu, dans les délais convenus.
• Un espace d’installation suffisant et une surface de fonctionnement appropriée.
• L’alimentation électrique nécessaire.
• Les autorisations requises du lieu.
• Des renseignements exacts concernant le stationnement, les zones de chargement, les ascenseurs, les escaliers, la sécurité, les restrictions d’accès et toute autre condition pertinente.
• Une personne responsable pouvant être jointe lorsque cela est raisonnablement nécessaire.

Le client doit communiquer toute exigence particulière d’accès avant la confirmation de la réservation.

Lorsque les renseignements fournis par le client sont inexacts ou incomplets, celui-ci peut être tenu responsable des coûts et des pertes qui en découlent et qui peuvent légalement être recouvrés.

Nous pouvons refuser l’installation ou le fonctionnement lorsque le lieu est dangereux, que l’accès est inadéquat, que l’équipement risque d’être endommagé ou que le fonctionnement contreviendrait aux lois applicables ou aux exigences du lieu.

6. ABSENCE DU CLIENT, ACCÈS REFUSÉ ET IMPOSSIBILITÉ DE FOURNIR LE SERVICE ATTRIBUABLE AU CLIENT

6.1 Préparation du client

Le client doit s’assurer que le lieu est accessible et que les exigences d’installation convenues sont respectées à l’heure prévue.

Si nous arrivons comme convenu, mais que nous ne pouvons pas accéder au lieu, joindre la personne responsable ou installer le photobooth en toute sécurité en raison de circonstances attribuables au client ou au lieu, nous pouvons documenter la situation et tenter de communiquer avec la personne responsable dans la mesure du raisonnable.

6.2 Conséquences financières

Lorsque le service est empêché, retardé ou considérablement compromis parce que le client ne fournit pas l’accès, l’alimentation électrique, l’espace approprié ou d’autres éléments convenus, le client peut être tenu responsable des coûts et des pertes pouvant légalement être recouvrés.

Un remboursement intégral n’est pas automatique lorsque le client est absent, refuse l’accès ou empêche autrement la prestation du service. Le montant payable ou remboursable sera déterminé conformément au contrat applicable et aux lois applicables.

Nous pouvons conserver les sommes légalement dues et réclamer les sommes supplémentaires pouvant légalement être recouvrées. Nous n’imposerons pas de pénalité fixe interdite par la loi simplement parce que le client n’a pas respecté une obligation.

6.3 Conditions dangereuses et interruption attribuable au client

Nous pouvons interrompre ou arrêter le fonctionnement si le client ou ses invités créent un véritable risque pour la sécurité, utilisent l’équipement de manière inappropriée, exposent l’équipement à des liquides, créent un encombrement dangereux ou rendent autrement la poursuite du fonctionnement non sécuritaire.

Le client peut être tenu responsable des dommages documentés qui en résultent et des autres pertes pouvant légalement être recouvrées.

Tout ajustement ou remboursement tiendra compte des services fournis, de la raison de l’interruption, des responsabilités des parties et des lois applicables.

7. MÉTÉO, UTILISATION EXTÉRIEURE ET CONDITIONS DU LIEU

L’utilisation à l’extérieur doit être approuvée à l’avance.

Le client doit fournir une zone d’installation appropriée, couverte, sèche et stable, ainsi qu’un emplacement de remplacement convenable lorsque cela est raisonnablement nécessaire.

Nous pouvons retarder, déplacer, suspendre ou refuser le fonctionnement lorsque les conditions météorologiques ou celles du lieu présentent un risque réel pour les personnes ou l’équipement, notamment en présence de pluie, de neige, de vent, d’humidité, de chaleur ou de froid excessifs, de surfaces instables ou de conditions électriques dangereuses.

Dans la mesure du possible, nous privilégierons le report lorsque l’événement ne peut pas se dérouler en toute sécurité.

Si aucun report n’est possible ou si aucun accord de report n’est conclu, le règlement financier sera déterminé conformément au contrat applicable et aux lois applicables. Aucune des parties n’a automatiquement le droit de conserver ou de réclamer la totalité du prix de la réservation uniquement parce que les conditions météorologiques ou celles du lieu ont changé.

8. PERTE, VOL ET DOMMAGES À L’ÉQUIPEMENT

8.1 Responsabilité du client

Le client est responsable des coûts raisonnables et documentés liés à la perte, au vol ou aux dommages à l’équipement lorsque celui-ci se trouve sous sa garde ou son contrôle, ou lorsque la perte ou les dommages résultent des actes, omissions, négligences, utilisations abusives du client ou de ses invités, ou du non-respect des présentes conditions générales.

Cette responsabilité comprend les frais raisonnables de réparation ou de remplacement ainsi que les autres pertes pouvant légalement être recouvrées par The Photo Booth Guy.

L’usure normale est exclue.

Le client n’est pas responsable des pertes ou dommages causés par notre propre faute dans la mesure où cette responsabilité ne peut légalement être transférée ou exclue.

8.2 Inspection de l’équipement et signalement

Le client doit signaler rapidement toute perte, tout vol, tout dommage, toute défaillance ou tout problème de sécurité lié à l’équipement et collaborer raisonnablement à toute enquête.

Nous pouvons demander des photographies pertinentes, des détails sur l’incident, des renseignements sur le lieu ou d’autres éléments de preuve raisonnables afin d’évaluer les circonstances et de déterminer les sommes pouvant légalement être recouvrées.

8.3 Recouvrement des coûts

Toute réclamation relative à des réparations, à un remplacement ou à d’autres dommages doit être appuyée par des documents raisonnables. Nous pouvons demander le paiement des sommes légalement dues et exercer les recours juridiques disponibles si le paiement n’est pas effectué.

9. CONCEPTION GRAPHIQUE PERSONNALISÉE, IDENTITÉ DE MARQUE ET MATÉRIELS PERSONNALISÉS

Les logos personnalisés, les superpositions graphiques de marque, les modèles personnalisés et les autres éléments propres à un événement nécessitent l’approbation du client avant la production lorsqu’une maquette lui est soumise pour approbation.

Le client est responsable de vérifier l’orthographe, les noms, les dates, les logos, les couleurs et les autres détails figurant sur la maquette approuvée.

Nous ne commencerons pas la production des éléments nécessitant une approbation avant que le client ait approuvé la maquette concernée, sauf si le client nous autorise expressément à procéder autrement par écrit.

Le client garantit qu’il détient les droits et autorisations nécessaires pour fournir les logos, photographies, illustrations ou autres éléments qu’il nous transmet.

Si la réservation est annulée après le début des travaux de personnalisation ou de la production, le règlement tiendra compte des travaux réalisés, des dépenses réellement engagées et irrécupérables, des matériaux réutilisables et des autres pertes pouvant légalement être recouvrées.

Nous pouvons exiger une approbation écrite et le paiement des frais de production convenus avant de commencer les travaux personnalisés.

10. PRESTATION DU SERVICE ET DÉFAILLANCE DE L’ÉQUIPEMENT

Nous déploierons des efforts raisonnables pour fournir les services indiqués dans la confirmation de réservation.

En cas de problème technique, nous déploierons des efforts raisonnables pour en déterminer la cause et le corriger dans le temps disponible.

Si nous ne pouvons pas fournir tout ou partie du service réservé en raison d’une défaillance dont nous sommes responsables, nous envisagerons une solution appropriée, qui peut comprendre un remplacement comparable, un report accepté par le client ou un remboursement des services non fournis.

Tout remboursement ou ajustement sera déterminé conformément au contrat et aux lois applicables.

Aucune disposition des présentes conditions générales n’exclut une responsabilité qui ne peut légalement être exclue ou limitée.

11. PHOTOGRAPHIES, FICHIERS NUMÉRIQUES ET VIE PRIVÉE

Les photographies, impressions, galeries, fichiers numériques et autres livrables inclus dans la réservation sont limités à ceux indiqués dans le récapitulatif de réservation.

Le client est responsable d’obtenir les autorisations relatives aux illustrations et aux éléments qu’il fournit.

Les renseignements sur les invités et les renseignements personnels seront traités conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et à notre politique de confidentialité.

Nous n’utiliserons pas de photographies permettant d’identifier des invités à des fins promotionnelles pour notre propre compte sans obtenir le consentement exigé par la loi.

Toute question concernant les renseignements personnels peut être envoyée à [email protected].

12. RETARD DE PAIEMENT, INTÉRÊTS ET RECOUVREMENT

12.1 Échéances de paiement

Tout frais supplémentaire convenu, toute réclamation pour dommages ou toute autre somme dûment exigible en vertu du contrat doit être payé au plus tard à la date indiquée sur la facture applicable ou dans l’entente écrite.

Lorsqu’une somme demeure impayée, nous pouvons transmettre une demande écrite de paiement indiquant le montant dû et le fondement de la réclamation.

12.2 Intérêts contractuels

Sous réserve des lois applicables, les sommes échues et légalement dues portent intérêt au taux de 18 % par année, calculé selon un intérêt simple et non composé, à compter de la date d’échéance applicable ou de toute autre date permise par la loi, jusqu’au paiement.

Ce taux s’applique uniquement aux sommes légalement dues et n’autorise pas la perception d’intérêts sur des sommes contestées qui ne sont pas dues ou sur des frais interdits par la loi.

12.3 Défaut et mesures de recouvrement

Dans la mesure permise par la loi, nous pouvons suspendre des services futurs, refuser de nouvelles réservations, entreprendre le recouvrement des sommes impayées et exercer les autres recours disponibles à la suite d’un défaut de paiement.

Nous pouvons réclamer des frais raisonnables de recouvrement et des frais juridiques uniquement dans la mesure où ils peuvent être recouvrés en vertu des lois applicables ou d’une entente valide.

Aucune disposition du présent article n’autorise une pénalité arbitraire, des frais non divulgués ou le recouvrement d’une somme interdite par les lois du Québec.

13. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

Nous sommes responsables de nos obligations contractuelles et des responsabilités qui nous incombent en vertu des lois applicables.

Dans la mesure permise par la loi, nous ne sommes pas responsables des pertes indirectes que nous n’avons pas causées et qui ne peuvent légalement être recouvrées, notamment la perte de commandites, de profits anticipés ou d’occasions commerciales auprès de tiers subie par le client.

Aucune disposition des présentes conditions générales n’exclut ni ne limite une responsabilité lorsque cette exclusion ou limitation est interdite par la loi, notamment en vertu des protections impératives accordées aux consommateurs et des règles relatives aux responsabilités auxquelles il ne peut légalement être renoncé.

14. CONTRAT EN LIGNE ET CONSERVATION DES DOCUMENTS

Avant de terminer une réservation en ligne, le client doit pouvoir consulter le forfait, la date de l’événement, le lieu, les heures de service, le prix, les taxes, les frais supplémentaires et les présentes conditions générales.

Le client doit avoir la possibilité de vérifier la réservation et d’en corriger les erreurs avant de la soumettre.

Nous fournirons le contrat et la confirmation de réservation de la manière et dans les délais exigés par les lois applicables.

La version des conditions générales remise au client au moment de la réservation régit cette réservation, sous réserve des droits impératifs prévus par la loi et de toute modification écrite valide.

Une révision ultérieure des présentes conditions générales ne modifie pas rétroactivement une réservation confirmée, sauf si une entente valide et les lois applicables le permettent.

15. LANGUE ET DROIT APPLICABLE

Les présentes conditions générales sont destinées aux réservations régies par le droit québécois.

Lorsque la loi l’exige, la version française sera remise au client avant que celui-ci choisisse expressément de conclure le contrat en anglais.

Lorsque le contrat est fourni en français et en anglais, toute divergence sera traitée conformément aux lois applicables en matière de langue et de protection du consommateur.

Le contrat est régi par les lois du Québec et les lois du Canada qui y sont applicables.

Aucune disposition des présentes conditions générales n’empêche l’une ou l’autre des parties d’exercer un droit ou un recours auquel il ne peut légalement être renoncé.

16. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

16.1 Modifications écrites

Toute modification du forfait, de la date, du lieu, des heures de fonctionnement ou des services supplémentaires doit être confirmée par écrit par nos soins.

16.2 Divisibilité

Si une disposition est jugée invalide ou inexécutoire, les autres dispositions continueront de s’appliquer dans la mesure permise par la loi. La présente clause n’autorise pas le remplacement d’une clause invalide applicable à un consommateur par une pénalité interdite.

16.3 Absence de renonciation

Le fait que nous décidions de ne pas appliquer une disposition dans une situation donnée ne constitue pas automatiquement une renonciation à notre droit de l’appliquer dans une autre situation, sous réserve des lois applicables.

16.4 Avis

Tout avis destiné à The Photo Booth Guy doit être envoyé à [email protected] et devrait inclure le numéro de réservation et la date de l’événement.

Les avis destinés au client peuvent être envoyés à l’adresse courriel fournie au moment de la réservation, sous réserve des lois applicables.

16.5 Intégralité de l’entente

Le récapitulatif de réservation, les détails du service, les services supplémentaires acceptés, la confirmation et les présentes conditions générales constituent l’entente relative à la réservation, sous réserve des exigences impératives prévues par la loi et de toute modification écrite valide.